La oficina sin papeles

En un entorno tecnológico tan avanzado como el que vivimos, con Internet, televisión digital y demás avances imprescindibles para la sociedad de la información/conocimiento (la PlayStation), es lógico proponerse organizar la informaciónde tal forma que no haga falta el papel para mantener el archivo de la actividad diaria.

La oficina sin papeles no es más que una cuestiónde orden, y un poco de cambio de hábitos. Pero para hacer frente a los buenos hábitos están los directivos con impresoras en su despacho, que parece que el único botón que tienen en el Windows es el de imprimir.

Por otro lado, a medida que aumenta la complejidad de los procesos en las empresas se implantan estrategias de calidad, que tienden a hacer subir exponencialmente el número de documentos que hay que escribir para documentar todos los procedimientos que se detectan. Dado que la supervisión de estos procedimientos correría a cargo de los directivos con impresora el aumento del consumo de papel se dispara.

Por fortuna los procedimientos de calidad suelen estar para poco más que para estar descritos en el manual de calidad, pues velar por su puesta en marcha es un trabajo de los responsables de organización, que suelen ser bastante caóticos en su trabajo (quizás porque tienen impresora). El resultado es que sólo se acuerdan de los procedimientos cuando llegan las auditorías de calidad.

En ocasiones las auditorías detectan carencias, que la directiva suple con el establecimiento de nuevos procedimientos, con lo que aparecen nuevos documentos a generar.

Dado que no se documentan los primeros procedimientos, mucho menos se hace con los segundos, con lo que estamos logrando el objetivo: reducir el número de papeles que tenemos que hacer (cuantos más procedimientos dejemos de documentar, mejor es la tasa de ahorro de papel).

Si al final va a resultar que los directivos con impresora son listos y todo.